Najczęstsza przyczyna konfliktów w zespole. Przeciwdziałaj temu!

Gdzie są ludzie, tam prędzej czy później pojawi się jakiś konflikt. Choć rodzaje nieporozumień w zespole i możliwe ich przyczyny można, by wymieniać bardzo długo, to jeden z nich bywa wyjątkowo częsty, szczególnie tam, gdzie brakuje doświadczonego menedżera, który jest w stanie mu zapobiec.

Wiele przedsiębiorstw cierpi na pewną uciążliwą przypadłość, jaką jest brak wypracowanych procesów wewnętrznych. Czym są procesy? To, najprościej mówiąc, zadania lub grupy zadań wykonywanych jedno po drugim, które mają doprowadzić do osiągnięcia założonego celu. Od stopnia ich sprecyzowania zależy organizacja pracy poszczególnych pracowników oraz jej skuteczność.

W sytuacji, kiedy zawodzą procesy w organizacji lub są niedostatecznie jasno sformułowane, często dochodzi do nieporozumień, które mogą przerodzić się w konflikty, jeśli nie zostaną szybko rozwiązane. Weźmy za przykład sytuację z życia: Jeden z pracowników rozpoczyna pracę nad częścią nowego projektu. W tym samym czasie robi to już jego kolega. Obaj zajmują się tym samym, ale nie mają o tym pojęcia. W efekcie cały zespół traci czas, a do tego mogą pojawić się rozbieżności w kwestii sposobu wykonania zadania przez obu pracowników, co rodzi dodatkowe napięcia.

Innym razem sytuacja może być odwrotna: Jest do wykonania zadanie, ale nikt się go nie podejmuje. Każdy jest czymś zajęty i liczy, że zrobi to kolega. Bo przecież to jego działka, prawda? Cóż… rzeczywistość pokazuje, że niekoniecznie. Nadchodzi deadline, przełożony pyta o efekty i się zaczyna… Stres, wymówki, przerzucanie odpowiedzialności na współpracowników. Atmosfera robi się gorąca, a realizacji jak nie było, tak nie ma.

I nie będzie – dopóki menedżer nie nauczy się budować procesów w zespole.

Aby zapobiec konfliktom w zespole wynikającym z niepełnej wiedzy na temat tego, kto czym ma się zajmować, menedżer powinien ustanowić procesy, tzn. przydzielić każdemu pracownikowi określone zadania, za których wykonanie będzie odpowiadał tylko on. Osoba, która zajmuje się daną częścią projektu, staje się wtedy właścicielem procesu. Dzięki temu każdy wie dokładnie, czego się od niego oczekuje, i nie będzie miał podstaw, by przerzucić odpowiedzialność na kogoś innego w przypadku niewywiązania się ze swojej powinności.

Jako menedżer pamiętaj też, by pracę nad każdym projektem zaczynać od precyzyjnego sformułowania celu, tak aby był on jasny dla wszystkich członków zespołu. Dopiero potem zastanów się, jakie procesy trzeba wykonać do jego osiągnięcia, i przydziel je odpowiednim osobom – nigdy odwrotnie. W ten sposób wyeliminujesz jedną z głównych przyczyn potencjalnych konfliktów w Twoim zespole.

Masz problem z procesami w firmie?
– Zgłoś się do nas!