Przejmij kontrolę nad własnym biznesem

Problem, który pojawia się w organizacjach, to nierzadko brak panowania nad mnożącymi się obowiązkami, wielozadaniowość i pojawiające się nowe zadania równoległe z rozwojem firmy. W pewnym momencie przedsiębiorca przestaje je kontrolować i wtedy nadchodzi czas wielkich „organizacyjnych porządków”. Jeżeli zostaną zbagatelizowane, będzie powstawał coraz większy chaos, brak kontroli i wzajemne przerzucanie odpowiedzialności. Tym samym właściciel zacznie odczuwać dyskomfort i brak poczucia bezpieczeństwa.

Rozmawiałem kiedyś z klientem na temat jego kilku letniej firmy. Okazało się, że po 4 latach działalności, przyszedł czas na wielki rozwój. Pojawiało się coraz więcej zleceń i pozytywnych opinii od zadowolonych osób. Pan Marek prowadził własną agencję, w której zatrudniał architektów. Sam też się tym wcześniej zajmował, jednak z biegiem czasu postanowił otworzyć własną działalność i pozyskiwać ciekawe zlecenia, zajmując się jednocześnie ich koordynacją. Do samego projektowania zatrudnił pracowników. Po jakimś czasie okazało się, że nie panuje nad tym wszystkim. Zaczął odczuwać bezsilność i zrezygnowanie. Nie potrafił cieszyć się z rozwoju i sukcesu, ponieważ czuł, że wszystko wymyka mu się spod kontroli. Podczas naszej rozmowy okazało się, że nie potrafi jednoznacznie wskazać odpowiedzialnych osób za konkretne zadania. Jednocześnie za każdym razem przypisywał do nich także siebie! Po dłuższej rozmowie doszliśmy wspólnie do wniosku, że wraz z rozwojem agencji, nie przywiązywał tak wielkiej wagi do właściwego przydzielania obowiązków. Chciał też mieć nad wszystkim kontrolę. Stworzyliśmy więc opis procesów, który powinien mieć w swojej organizacji, co pozwoliło uporządkować funkcjonowanie całej firmy.

Przedsiębiorca powinien jasno określić efekt, jaki chce osiągnąć:

• Nazwij i dokładnie określ efekt jakiego oczekujesz. Jak ma wyglądać Twoja zawodowa codzienność i do czego dążysz.

Ustalenie procesów

•  Określ zadania, obowiązki i procesy. Zdefiniuj je bardzo szczegółowo.
•  Przypisz właścicieli do każdej czynności

Stwórz Twoją firmową siatkę delegowanych zadań. Do każdego polecenia przypisz osobę, która będzie odpowiedzialna za jego realizację. Dzięki temu każdy pracownik weźmie odpowiedzialność za konkretne obowiązki. Jeśli wszystko to zostanie już nazwane, warto sprawdzić, czy wszystko działa jak powinno:

•  Po czym poznam, że dany „punkt” z siatki sterowniczej jest zrealizowany?

Na samym końcu zadaj sobie jeszcze jedno pytanie:

• Jakich ludzi (w odniesieniu do poprzednich punktów) potrzebujesz w takim razie zatrudnić w swojej firmie? Jakie muszą mieć kompetencje i kwalifikacje. Czym powinni się cechować?

To bardzo ważne pytania, na które warto sobie odpowiedzieć.

Często zdarza się tak, że właściciel, delegując jakieś zadanie, nie do końca czuje się komfortowo, ponieważ zlecając je dalej, traci poczucie kontroli. Nie potrafi przekazać danej osobie zakresu obowiązków, w związku z czym nie wykorzystuje potencjału pracowników. Zespół to siła i narzędzie w rękach szefa do tego, żeby osiągnąć sukces.

Jak to wszystko połączyć?

Stworzyć wspomnianą siatkę zadań i procesów przedsiębiorstwa, na podstawie powyższych pytań. To prawdziwa mapa prowadząca wprost do sukcesu.

Rozpisz siatkę zadań i procesów swojej firmy. Dzięki temu będziesz miał podgląd, w którym miejscu dokładnie coś nie działa i co należy usprawnić. Będziesz mógł szybko reagować wiedząc, do kogo dokładnie zwrócić się z danym problemem. Zyskasz mnóstwo czasu, usprawnisz cały system zarządzania i będziesz wiedział w jaki sposób reagować. To tak, jakbyś widział swoją firmę z lotu ptaka, czyli zyskasz zupełnie inną perspektywę. Wyłapiesz najmniejsze niuanse zyskując przy tym poczucie bezpieczeństwa i kontroli! W efekcie pojawia się ogromna swoboda działań i pewność siebie.

Warto nad tym popracować i zapanować nad własnym biznesowym królestwem.