Jak skutecznie kontrolować pracowników?

Świadome i skuteczne zarządzanie to podstawa dobrze prosperującej organizacji. Proces ten dzieli się na kilka etapów i wymaga od managera posiadania wiedzy oraz kompetencji w zakresie relacji międzyludzkich, a także umiejętności ciągłej i bieżącej analizy sytuacji. Kontrolowanie pracowników jest jednym z ważniejszych elementów zarządzania (i to na tym skupiłem się w niniejszym artykule), ponieważ weryfikuje założenia ze stanem faktycznym oraz sprawdza, czy z dostępnymi zasobami pracownicy są w stanie osiągnąć założony wcześniej cel.

Kontrolowanie pracowników powinno odbywać się przede wszystkim w sposób etyczny i zgodny z obowiązującymi przepisami, a także z uwzględnieniem szacunku dla drugiej strony. Tak samo, jak pracownicy niższych szczebli, tak i managerowie rozliczani są za efekty, dlatego zalecam przyjąć jeden skuteczny wzór weryfikacji pracy, tak zwane KPI, i traktować jako podstawę do pierwszych rozmów podsumowujących pracę, a dopiero później przejść do głębszej analizy poszczególnych przypadków, ponieważ powodów sukcesów, jak i porażek może być więcej i na tym każdym etapie realizacji projektu dobrze jest je określić i mieć ich świadomość na przyszłość.

W pierwszej kolejności sam proces wymaga planowania, co zdecydowanie pomaga pracownikom w trzymaniu się obowiązujących zasad oraz ustalonych celów. W związku z czym przed rozpoczęciem pracy określ, co ma być osiągnięte przez danego pracownika lub grupę pracowników oraz jakie zadania mają wykonywać. W ten sposób łatwiej Ci będzie ocenić, czy realizują je poprawnie i zgodnie z pierwotnymi założeniami. Niezwykle istotne są też regularnie odbywające się z pracownikami spotkania. Dzięki temu na bieżąco omawiacie postępy oraz możecie się podzielić wzajemnym feedbackiem na temat wykonywanych zadań oraz aktualnego statusu projektu.

W zależności od rodzaju pracy można również zastosować narzędzia do monitorowania postępów, np. systemy wirtualnych biur, programy do śledzenia czasu pracy, narzędzia do monitorowania pracy zdalnej czy określić i spisać standardy obsługi klienta. Taki zabieg zwiększa poczucie dyscypliny i ściśle ustala czas oraz reguły wykonania powierzonych zadań.

Ustalanie zasad oraz konsekwencji kontroli powoduje, że ludzie w firmie wiedzą, czego się spodziewać, w związku z czym nie mają poczucia strachu względem tego procesu, ponieważ mają świadomość, że jest potrzebny, konstruktywny i wpływa zarówno na ich rozwój, jak i całej organizacji.

Budowanie kultury zaufania i współpracy w zespole to niezwykle istotny element. Jeśli pracownicy mają zapewnione poczucie bezpieczeństwa, są bardziej skłonni do dzielenia się informacjami i otwarci na feedback, co w efekcie wpływa również na motywację członków zespołu oraz ich zaangażowanie w wykonywanie obowiązków.

W zgranym zespole łatwiej też wyciągać odpowiednie wnioski, które szybko przekładają się na wyniki. Kontrola pracy ma bowiem pomóc w dalszym realizowaniu celów organizacji i zostać przeprowadzona w dobrej intencji, aniżeli oceniać i krytykować pracowników.

Kontrolowanie ma właściwie same korzyści, nie widzę minusów tego procesu. Dobrze przeprowadzony potrafi wskazać pracownikowi jego mocne i słabe strony, a regularna weryfikacja poszczególnych etapów projektu pozwala zminimalizować ryzyko wystąpienia błędu. W ten sposób zadania realizowane są zgodnie z planem, o czasie, a firma osiąga kolejny sukces.

W razie potrzeby poukładania procesów w firmie, zachęcam do kontaktu poprzez poniższy formularz.