5 zasad dobrej organizacji pracy

Rozpoczynając nowe współprace często zapominamy o tym, że jeżeli dotychczasowe schematy świetnie funkcjonowały, w przypadku innej grupy ludzi w danej organizacji, wcale nie musi być tak samo. Każda interakcja to nowe wyzwania, oczekiwania, potrzeby. Istnieje jednak kilka ważnych zasad, których jeśli będziemy się trzymać, mamy dużą szansę na powodzenie, w tym osiągnięcie wspólnych celów.

Nasz sukces, zarówno ten indywidualny oraz gdy przejmujemy rolę managerską, zależny jest od kilku czynników. To nie tylko kwestia znajomości czy ciężkiej pracy, a przede wszystkim organizacji czasu, właściwego delegowania zadań, wybierania do współpracy ludzi, za których jesteśmy pewni oraz odpowiednia komunikacja – nierzadko stanowiąca źródło zarówno problemów, jak i sukcesów.

Dlaczego „innym się udaje”?

Często słyszymy, że w tej samej branży jednym się udało, a inni nie potrafią sobie poradzić. Zdradzę Ci tajemnice – ten, który osiągnął cele, nie wspomagał się żadną magią. Od lat bowiem znane są schematy zarządzania organizacją, które po dziś dzień są skuteczne – wystarczy dopasować model do swojej firmy i w ten sposób wykonać pierwszy, fundamentalny krok w stronę powodzenia biznesu.

Pamiętam gdy zgłosiła się do mnie firma sprzedająca usługi o znacznej wartości, sięgającej kilkudziesięciu złotych. Sprzedaż nie szła im zbyt dobrze, podczas gdy konkurencja zdobywała laury. Postanowiliśmy przyjrzeć się procesom wewnątrz organizacji, gdy okazało się, że: brakuje jasno określonych celów, managerowie średniego szczebla nie współpracują ze sobą – każdy z nich był skupiony na celu swojego zespołu, nie biorąc pod uwagę reszty organizacji, teamy poszczególnych kierowników nie miały perspektywy globalnej. To nie mogło się udać. Firma stanowi siłę, gdy działa synergicznie, a każda kolejna osoba ma poczucie bycia częścią planu – czuje sens pracy, ma do wykonania misję, wie, że jej praca jest ważna. Przez miesiące pracy naprawiliśmy powielane błędne schematy działań i dziś obie wspomniane firmy są liderami rynku.

organizacja pracy, 5 zasad dobrej organizacji pracy

Tym samym przygotowałem kilka punktów, do których zawsze warto wrócić – niezależnie od tego, na jakim etapie zarządzania czy współpracy jesteśmy.

1. Określamy cele, oczekiwania i zadania

Zarówno te mikro cele – pośrednie, jak i te duże, np.: „W tym roku naszym celem jest osiągnięcie targetu na poziomie 100 000 zł”, powinny zostać: jasno nazwane, osadzone w czasie, podzielone na zadania na poszczególnych członków zespołu, mających odpowiednie kompetencje oraz umiejętności. Równie ważne jest ustalenie oczekiwań obu stron i ustalenie zasad współpracy – o czym poniżej.

2. Dobieramy pracowników

Realizując projekt, trzeba wziąć pod uwagę kilka czynników, w tym tak zwany „zgrany team”. Co ważne – zespół sam się nie „zgra” – do tego potrzebny jest skuteczny manager, który: odpowiednio dobiera kompetencje pracowników do zadań, nadzoruje przebieg prac, na bieżąco rozwiązuje konflikty w zespole, bierze odpowiedzialność. Jednocześnie jest wsparciem i motywatorem grupy ludzi o odmiennych wartościach i potrzebach, których ma świadomość i je rozumie.

3. Ustalamy deadline

Jeżeli wydaje Ci się, że wystarczy powiedzieć ludziom, co jest do zrobienia i oczekiwać, że to zrobią, masz racje – wydaje Ci się. Każdy specjalista potrzebuje wiedzieć, ile ma czasu na wykonanie zadania, jakie będą konsekwencje, jeśli to się nie zadzieje oraz dlaczego jego część pracy jest tak istotna w kontekście całego projektu. Dzięki temu pracownicy mają możliwość zaplanowania swojego czasu pracy oraz dostosowania się do wymogów. To również dobry moment, żeby poprosić o ewentualne wsparcie (jeśli mają pewność, że zadań jest zbyt dużo na ustalony czas) lub wesprzeć się dodatkowymi narzędziami. Ustalenie tych szczegółów znacznie minimalizuje niepowodzenie projektu.

4. Spisujemy zasady pracy

Punkt ten właściwie mógłby być numerem 1, ponieważ stanowi fundament naszej pracy. Jednak po określeniu celów, wybraniu teamu i ustaleniu deadline’u, znacznie łatwiej nam będzie dostosować reguły pracy. Uważam, że bez zasad, nie możemy mówić o dobrej współpracy, ponieważ, zwłaszcza w terminie zbliżającego się deadline’u, w zespole wzrasta poziom stresu, pojawiają się emocje i poważniejsze konflikty. Mając jasno określony regulamin pracy, mamy realne odniesienie do założeń projektowych, do których zawsze możemy wrócić i uniknąć „zaskoczenia”.

5. Plan działania

Działaj na efekt. W pierwszej kolejności ustal, co wraz ze swoim zespołem chcesz osiągnąć, a następnie ustal plan, który pozwoli Wam na realizację tego planu. Plany nie tylko pomagają zrozumieć globalną wizję projektu, są również niebywałym wsparciem w trakcie jego realizacji. Pracownicy w każdym kolejnym etapie prac, mogą spojrzeć na harmonogram, żeby przypomnieć sobie, czego powinni się spodziewać w dalszej części pracy. Spisane plany są równie istotne jak zadania, co szczególnie widać w momencie rotacji zespołu, co może się wydarzyć. Dzięki notatkom wewnętrznym znacznie szybciej prowadzimy nową osobę w projekt, jednocześnie nie spowalniając prac reszty zespołu.

Trzymanie się tych kilku zasad pozwoli Ci utrzymywać dobre relacje ze współpracownikami oraz budować autorytet oraz pozycję lidera wśród ludzi biznesu.

A jeżeli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, napisz do mnie, na pewno znajdziemy skuteczne rozwiązanie problemów występujemy w organizacji. Zapewniam pełną poufność. Wypełnij formularz kontaktowy, znajdujący się poniżej.

3 funkcje feedbacku

Zachęcam
do kontaktu