5 powodów spadku efektywności w zespole

Po czym poznać, że w zespole spadła efektywność? Najczęściej po wyraźnie słabszych wynikach, klientach powracających z kolejnymi problemami czy też coraz mniejszej ilość nowych kontrahentów. Innym powodem, wcale nierzadkim, może być psująca się atmosfera spowodowana wewnętrznymi zmianami tudzież czynnikami zewnętrznymi, mającymi bezpośredni wpływ na pracowników.

Jak zidentyfikować problem jeszcze na początku jego występowania? Zdecydowanie częste analizy, spotkania, rozmowy, zebrania pozwalają kontrolować nastroje oraz procesy w organizacji. Jeśli jednak powód spadku efektywności nie został jasno zdefiniowany i nie wiesz, jak rozwiązać problem, sprawdź tych kilka obszarów:

Może się zdarzyć tak, że pracownicy nie dogadują się ze swoim managerem, ponieważ nie widzą w nim autorytetu, nie czują wsparcia. Zaczynają wtedy wykazywać postawę zamkniętą i najczęściej nie zgłaszają problemu wyżej. Uważają, że jeśli ich szef zachowuje się w określony sposób, nie ma sensu tego podważać, ponieważ są niżej w hierarchii. Tym samym obawiają się o swoją pozycję w organizacji. 

Z drugiej strony manager może znać powód spadku nastroju, którym dotychczas nie podzielił się ze swoimi szefami, ponieważ uznał, że rozwiąże problem samodzielnie. Jeśli dotychczas tak się nie stało, najpewniej potrzebuje wsparcia w jakimś obszarze.

Bardzo częstym powodem spadku efektywności pracowniczej są niedomówienia. Ktoś zrozumiał coś inaczej i przekazał dalej, z czego wywiązał się problem na skalę organizacji. Innym powodem może być również niejasny kierunek, w którym podąża przedsiębiorstwo oraz role, jakie odgrywają poszczególni pracownicy w zakresie osiągania celów. Dlatego tak ważne jest właściwe komunikowanie oraz weryfikowanie, czy każdy dobrze zrozumiał przekaz. Ważną funkcję pełni w tej sytuacji manager, którego zadaniem jest poprowadzenie swojego zespołu w odpowiednim kierunku. W końcu przykład idzie z góry.

Nowy zespół, nowe rozdanie, nowy klient, zmiany w organizacji. Wszystkie te czynniki mogą mieć wpływ na zmianę dotychczasowego zakresu obowiązków, który niekoniecznie będzie odpowiadał poszczególnym pracownikom. Oczywiście w firmie zawsze są osoby, które chcą się rozwijać i robić wciąż nowe rzeczy, niemniej jest też grupa, która doskonale czuje się tylko w swoim obszarze. Są to specjaliści lubiący powtarzalność, bardziej schematyczni, niekoniecznie otwarci na zmiany. Jeżeli nie mogą wrócić do pierwotnych zadań lub zakres ich pracy jest zbyt mały, być może będą potrzebowali dodatkowego szkolenia, żeby wdrożyć się w dany obszar.

Nawet najbardziej oddani pracownicy i specjaliści w danej dziedzinie nie dowiozą efektów, jeśli wcześniej nie otrzymają lub nie stworzą odpowiedniego planu działania. Taka mapa zdecydowanie pozwala określić cel oraz dopasować zadania i umieścić je na linii czasu, a także rozdzielić zakres odpowiedzialności na poszczególnych członków zespołu.

Będąc w środku spraw codziennych, miliona obowiązków, spotkań, konfliktów i kryzysów, warto przyjrzeć się organizacji z innej perspektywy. W tej sytuacji dobrze zatrudnić kogoś z zewnątrz, kto przeanalizuje procesy i zweryfikuje, gdzie jest „ból”. Rozwiązanie problemu spadku efektywności może się okazać znacznie prostsze niż się wydaje – trzeba tylko znaleźć źródło i jasno zdefiniować, w czym rzecz.

Jeżeli odczuwasz spadek efektywności wśród pracowników Twojej organizacji, a nie zdefiniowałeś jeszcze problemu, zachęcam do kontaktu poprzez formularz kontaktowy znajdujący się poniżej