3 funkcje feedbacku

Ludzie korporacji dobrze znają określenia „standby”, „call wewnętrzny”, „meeting” – i dobrze wiedzą, co oznaczają ich definicje, ponieważ zwykle dotyczą rozliczania z efektów i weryfikacji kolejnych etapów pracy projektu.

Podczas spotkań zespołu analizuje się, co dotychczas zostało zrealizowane z założonego planu oraz czego jeszcze nam brakuje. Weryfikuje się również powstałe problemy, zagrożenia, ale i szanse czy możliwości. Warto pamiętać, że dzięki temu na każdym etapie prac, możemy wprowadzić zmiany, które ulepszą lub przyspieszą realizację naszego projektu. To normalny proces, ponieważ plan to teoria – wyobrażamy sobie sposób, w jaki będziemy działać, co będziemy robić i jaki przyniesie efekt. Praktyka to wszystko weryfikuje i pozwala na reakcję „tu i teraz”, co zwykle przynosi pozytywne rezultaty. Dzięki temu możemy być lepsi i skuteczniejsi.

Gdybyśmy nie zdecydowali się na feedback, odebralibyśmy sobie możliwość korygowania błędów, co jest niezbędne w procesie realizacji zadań. Co ważne – informacją zwrotną mogą być również dane rynkowe, zmiany warunków zewnętrznych (których w ostatnich latach doświadczyliśmy co najmniej kilku) czy nawet wiadomość od klienta (które nierzadko odbierane są jako reprymenda), weryfikującego postępy prac.

Jak w wielu obszarach zarządzania, tak i w przypadku feedbacku, sposób komunikowania się z zespołem, stanowi istotny element. Managerowie stosunkowo często mają okazje przekonać się, że w zależności od tego, jak przekażą informacje, taką uzyskają reakcję zwrotną. W przypadku wiadomości dobrych, nie mamy z tym problemu, ale gdy musimy podzielić się złymi, ludziom włączając się naturalne mechaniczny obronne i zaczynają wymyślać powody niepowodzeń, a zazwyczaj szukają ich na zewnątrz: „Nie te czasy”, „Trudny rynek”, „Konfliktowy klient”.

Mocno życiowym przykładem, występującym w organizacjach, jest sytuacja z pracownikiem, który ewidentnie nie radzi sobie z obowiązkami i regularnie nie dowozi efektów. W pierwszej kolejności, zanim go o tym poinformujemy (zwykle ma tego świadomość, ale dopóki nie zostanie to nazwane przez kogoś „z góry”, myśli, że nikt nie widzi), warto wybadać, dlaczego tak się dzieje. Czy powodem jest brak umiejętności, czy może nie potrafi odnaleźć się wśród narzędzi, na których ma pracować. Jeśli ma wiedzę, jest specjalistą, zna schematy, być może trzeba go będzie wspomóc, aby tym razem wznowił pracę z pełną energią, przynoszącą efekty. Jeśli rozmowę z pracownikiem zaczęlibyśmy od słów: „Twoja praca nie przynosi efektów, powiesz nam, dlaczego?”, możemy mieć pewność, że zamknie się w sobie i zacznie szukać wymówek. Jeżeli podejdziemy do tematu z otwartą głową i zrozumieniem, mamy spore szanse, że mimo przekazania niezbyt dobrych informacji (o braku wyników), pracownik zmotywuje się do działania i podzieli, co jest powodem spadku zaangażowania. Zdecydowanie lepiej reagować na problemy ludzi już należących do zespołu i na bieżąco je rozwiązywać, aniżeli od razu decydować się na zatrudnianie nowych osób, których proces rekrutacji oraz weryfikacji kompetencji, zwykle trwa znacznie dłużej i jest zdecydowanie bardziej kosztowny.

Aby feedback był skuteczny, warto mieć świadomość jego trzech funkcji:

• motywacyjna – przekazując dobre wiadomości i dzieląc się uznaniem za pracę, mamy realny wpływ na motywację do pracy członków naszego zespołu. Gdy pracownicy czują się docenieni, są informowani o postępach prac i mają potwierdzenie swoich osiągnięć, chętniej angażują się w kolejne projekty,
• stabilizująca – nie zawsze jednak informacja zwrotna jest dobra, co jednak w efekcie ma pozytywny wpływ na zespół. Dzięki negatywnemu feedbackowi poznają swoje słabsze strony, dostają wiadomość, gdzie popełnili błąd oraz w jaki sposób mogą go naprawić lub otrzymują czas na ponowną analizę i wprowadzenie zmian – w ten sposób pracownicy uczą się dobrych nawyków,
• korekcyjna – najważniejsza z trzech funkcji feedbacku. Przekazując konkretne informacje zespołowi, oczekujemy innych działań. Wiadomość zwrotna w tym przypadku odpowiada za dynamikę zmian, dlatego niezwykle istotne jest przekazanie jej w sposób konstruktywny i zrozumiały.

Jeśli jeszcze się wahasz, czy rozmowy okresowe oraz dzielenie się feedbackiem ze swoim zespołem, są w organizacji potrzebne, mam nadzieję, że rozwiałem Twoje wątpliwości. Poza realnym wpływem na powodzenie projektu, informacja zwrotna buduje siłę zespołu. Manager realizując tę część swojego zadania, jest jak trener kadry piłkarskiej, którzy mimo świetnych umiejętności, nie zawsze dobrze radzą sobie na boisku, przez co potrzebują kogoś, kto spojrzy na nich z zewnątrz i skoryguje błędy oraz wskaże drogę skutecznego działania. Myślę, że się ze mną zgodzisz.

Przy okazji wpisu zachęcam na szkolenia managerskie, coachingi biznesowe oraz doradztwo zawodowe. W celu kontaktu wypełnij poniższy formularz.