Jak zyskać poczucie bezpieczeństwa i przejąć kontrolę nad własnym biznesem?

Problem, który pojawia się w organizacjach, to brak panowania nad mnożącymi się obowiązkami, wielozadaniowość i pojawiające się nowe zadania równoległe z rozwojem firmy. W pewnym momencie przedsiębiorca przestaje to kontrolować i przychodzi czas wielkich „organizacyjnych porządków”. Jeśli zostaną one zbagatelizowane, wtedy będzie powstawał coraz większy chaos, brak kontroli i wzajemne przerzucanie odpowiedzialności. Właściciel tym samym zacznie odczuwać dyskomfort i brak poczucia bezpieczeństwa.

Rozmawiałem kiedyś z klientem na temat jego kilku letniej firmy. Okazało się, że po 4 latach działalności, przyszedł czas na wielki rozwój. Pojawiało się coraz więcej zleceń i pozytywnych opinii od zadowolonych osób. Pan Marek prowadził własną agencję, w której zatrudniał architektów. Sam też się tym wcześniej zajmował, jednak z biegiem czasu postanowił otworzyć własną działalność i pozyskiwać ciekawe zlecenia, zajmując się jednocześnie ich koordynacją. Do samego projektowania zatrudnił pracowników. Po jakimś czasie okazało się, że nie panuje nad tym wszystkim. Zaczął odczuwać bezsilność i zrezygnowanie. Nie potrafił cieszyć się z rozwoju i sukcesu, gdyż czuł, że wszystko wymyka mu się spod kontroli. Podczas naszej rozmowy okazało się, że nie potrafi jednoznacznie wskazać odpowiedzialnych osób za konkretne zadania. Jednocześnie, za każdym razem przypisywał do nich także siebie! Po dłuższej rozmowie okazało się, że po prostu wraz z rozwojem jego agencji, nie zadbał on o to, by odpowiednio przydzielić obowiązki. Chciał też mieć nad wszystkim kontrolę. Stworzyliśmy więc opis procesów, który powinien mieć w swojej organizacji. Pozwoliło mu to uporządkować funkcjonowanie całej firmy.

Poukładane procesy w firmie, czyli sekret Twojego sukcesu

Przedsiębiorca powinien jasno określić efekt, jaki chce osiągnąć:

  •  Nazwij i dokładnie określ efekt jakiego oczekujesz. Jak ma wyglądać Twoja zawodowa codzienność i do czego dążysz.

Ustalenie procesów

  •  Określ zadania, obowiązki i procesy. Zdefiniuj je bardzo szczegółowo.
  •  Przypisz właścicieli do każdej czynności

Musi powstać Twoja firmowa siatka delegowanych zadań. Do każdego polecenia przypisz osobę, która będzie odpowiedzialna za jego realizację. Dzięki temu każdy pracownik weźmie odpowiedzialność za konkretne obowiązki. Jeśli wszystko to zostanie już nazwane, przedsiębiorca musi wiedzieć, czy wszystko działa jak powinno. Odpowiedz zatem:

  •  Po czym poznam, że dany „punkt” z siatki sterowniczej jest zrealizowany?

Na samym końcu musisz zadać sobie jeszcze jedno pytanie:

  •  Jakich ludzi (w odniesieniu do poprzednich punktów) potrzebujesz w takim razie zatrudnić w swojej firmie? Jakie muszą mieć kompetencje i kwalifikacje. Czym muszą się cechować. Zastanów się nad tym.

To bardzo ważne pytania, na które musisz odpowiedzieć.

Często zdarza się tak, że właściciel delegując jakieś zadanie nie do końca czuje się komfortowo, gdyż traci nad nim poczucie kontroli. Nie potrafi po prostu przekazać danej osobie zakresu obowiązków, w związku z czym nie wykorzystuje potencjału pracowników. Zespół to siła i narzędzie w rękach szefa do tego, by osiągnąć sukces.

Jak więc to wszystko połączyć?

Stworzyć wspomnianą siatkę zadań i procesów przedsiębiorstwa, właśnie na podstawie powyższych pytań. To prawdziwa mapa, która prowadzi do sukcesu.

Poczucie kontroli daje poczucie bezpieczeństwa

Rozpisz siatkę zadań i procesów swojej firmy. Dzięki temu, będziesz miał podgląd na to, w którym miejscu dokładnie coś nie działa i co należy usprawnić. Będziesz mógł szybko reagować wiedząc, do kogo dokładnie zwrócić się z danym problemem. Zyskasz mnóstwo czasu, usprawnisz cały system zarządzania i będziesz wiedział w jaki sposób reagować. To tak, jakbyś widział swoją firmę z lotu ptaka… czyli zyskasz zupełnie inną perspektywę. Wyłapiesz najmniejsze niuanse zyskując przy tym poczucie bezpieczeństwa i kontroli! W efekcie pojawia się ogromna swoboda działań i pewność siebie.

Przejmij kontrolę nad własnym biznesem! 

Warto nad tym popracować i zapanować nad własnym biznesowym królestwem.